This post is only of interest to those who regularly search the EMBASE database from OVIDSP and load the records into Reference Manager or other reference management software, like Procite.
My colleague, Arnold, noticed that off half November the EMBASE records wouldn’t load properly into Reference Manager. This was due to the inclusion of the Publisher in the Source field.
New: Source European Journal of Surgical Oncology. W.B. Saunders Ltd.34(12)(pp 1285-1288), 2008. Date of Publication: December 2008.
Old: Source European Journal of Surgical Oncology. 33(4)(pp 524-527), 2007. Date of Publication: May 2007.
Unfortunately it was not possible to make a new, completely working EMBASE-import filter.
Meanwhile our library has contacted OVID and they have restored the problem quite smoothly. The problem was apparently caused by the EMBASE reload of November 17th.
If you have loaded EMBASE records during the last 3 weeks it might be worthwhile to reload them in your reference manager software. Old EMBASE-filters should do the thing.
The following changes have now been implemented: (Note that I avoid the word ‘enhancements’, because I’ developed an allergy against the recent abuse of this term, although in this particular case “enhancement” may be justified)
Results Manager is collapsible and available above and below the main search box
Ability to move the Search History above the main search box, sort searches in ascending or descending order, and identify each search by search type
Customize common limits on the main search page
Ability to create, edit, and add multiple annotations to a citation
Browse Books and Browse Journals links are now on the Select a Database page
Browser support for adjusting font size
When logged into their personal accounts, users will see their name and institution.
To begin with the last point, I was unpleasantly surprised that I had to fill in a whole list of details (name, address, institution) when I assessed one of my saved searches. With the emphasis on one. I’ve literally a few dozens of accounts, at least one for each patron. Should I fill in the patron’s name or mine?…each time? Dee (on twitter) said she just filled in 0 in most boxes. You can also press the back button.
OVID apparently requires this personally identifiable information for My Projects so you can create a community to collaborate with others later on.
But what an improvements! This is really what I had hoped for (see this post on the new OVID SP; and a previous one about Ovid causing RSI). ‘All’ boxes collapsible, and movable… Although I first didn’t succeed in moving the Search History, but via the OVID-SP-screenshots I found out that it was just a little grey square you had to press (with a pop-up if you move your mouse over it, see figure above). No more endless scrolling, no more pain in my wrists after a whole day searching. Almost, almost ideal… If..If …the Search Tip wasn’t so prominent. As I said before, the Tip (that never gave me any useful information) fills 1/3 of the search screen. Because of this, the unnecessary addition of the field “Search Type” and the broad columns, the search history itself comprises less than 1/4th of the screen. Thus it is difficult to keep a good overview over large searches (see for instance the screenshot and the video below )
Compare the “usual view”
with the search in “print” format
And see the original search in this ultrashort video:
I’m not the only one that dislikes the Tipbox. According to a recently finished survey on the original OvidSP-version redesign earlier this year the number one thing people wanted to change was to remove or hide the Ovid Tips (see PDF of Danielle Worster’s and Debbie Pledge’s poster here). Overall one of the main concerns was the usage of screen space by the new design including features- including the Tips on the right hand side and the new placement of Results Manager.
With Danielle I wonder how the recent changes will be perceived. Will the people who complained about the new interface be pleased with the new arrangements? And what about the people that just thought it was fine? And those who’s main frustration was the adaptation to the new interface? One librarian sighed at the MEDLIB-list: “what is the credibitiy of the library in promoting the 3rd Ovid advanced search version in less than a year over the relatively consistent PubMed interface?” It is interesting how perceptions can differ. Personally I find it much harder to explain why functionalities (like ATM!) change radically while the interface looks the same (and are therefore not noticed).
Isn’t it most important that adaptations represent (1) improvements, (2) preferably easy to understand? Of course there is a limit to the number of substantial changes and their frequency. We know that the second update of OvidSP version 2 lies ahead and I sure wish that it will be soon followed by a third one that brings us an optional TIP-box. I don’t hope that the suggestion raised at Danielle’s blog, that “the Tip-box was created for advertising (commercials?) to recover the cost of all these (unnecessary) changes” is true. More basic changes concerning Reference Manager as discussed by Krafty are also welcomed, at least by me.
* Multi-Field Search tab.
Een manier om tegelijk op verschillende termen in verschillende velden te zoeken. Misschien handig voor de beginner, maar voor een gevorderde die de commando’s kent werkt advanced search veel sneller.
* Nieuwe Tools
Inklapbare Search Aid (nooit gebruikt)
Results Manager inklapbaar; zowel boven als onder het zoekvak aanwezig.
Zoekgeschiedenis verplaatsbaar, sorteren in op- of aflopende volgorde. Elk zoektype aangeduid.
Algemene limieten op de hoofdpagina zijn aangepast .
Mogelijkheid tot het maken van notitities bij een record.
Browse Books and Browse Journals links zijn nu aanwezig op de “Select a Database” pagina.
Grootte van het lettertype kan aangepast
Na inloggen (op persoonlijk account) verschijnt naam en instituut.
Om met dat laatste te beginnen, ik werd nogal onaangenaam verrast dat ik een hele waslijst met gegevens moest invullen (naam, adres instituut, titel, beroep etc) toen ik één van mijn opgeslagen searches wilde openen. Met de nadruk op één. Ik heb namelijk tientallen accounts, tenminste 1 voor elke klant. Moet ik mijn of zijn/haar naam invullen? Elke keer opnieuw? Dee (op twitter) zei dat ze gewoon 0 in alle vakjes invulde. Je kunt ook ‘n pagina terug gaan in je browser.
OVID heeft kennelijk deze persoonlijke gegevens nodig voor ‘My Projects’ zodat je later een eigen samenwerkingsgroep kunt creeeren.
Maar wat een verbetering zeg, deze versie, geweldig! Hier had ik aan het begin van het jaar niet op durven hopen (zie bijv. dit bericht over OVID en RSI). Bijna alle vakjes inklapbaar, of verplaatsbaar… Hoewel het wel even duurde voordat ik door had hoe je de Zoekgeschiedenis nu kon verplaatsen (niet dat ik dat wilde, maar om ff te checku)… maar de OVID-SP-screenshots brachten uitkomst: je moest gewoon op een klein grijs blokje rechtsboven klikken (zie Figuur hierboven). De toelichting verschijnt als je er met de muis overgaat, maar dat moet je maar net weten.
Geen eindeloos gescroll meer, geen pijn meer in mijn polsen na een-hele-dag-Ovid-zoeken. Haast ideaal, ware het niet … dat de zoektip nog steeds zo prominent in beeld staat. Zoals ik al eerder heb gezegd neemt de (voor mij nutteloze) TIP 1/3 van het zoekscherm in horizontale richting in beslag. Daarnaast is in de zoekgeschiedenis ook nog een extra kolom toegevoegd (zoektype) en zijn veel kolommen onnodig breed. Resultaat: zoekactie wordt gecomprimeerd tot 1/4e van het scherm. Het is dan moeilijk om overzicht te behouden, het leest naar en je moet alsnog scrollen (zie fig en video hierboven).
Gelukkig sta ik niet alleen. Uit een recent onderzoek naar de tevredenheid van ervaren informatiespecialisten over de OvidSP-makeover begin dit jaar, bleek dat het verwijderen of verbergen van de OvidSP Tip met stip op nummer 1 van het wensenlijstje stond (zie hier voor poster van Danielle Worster en Debbie Pledge). In het algemeen was de ruimte-inname door het nieuwe design een veelgehoorde klacht.
Ik ben, met Danielle, benieuwd hoe men tegen de huidige veranderingen aankijkt. Zullen de mensen die klaagden over de nieuwe interface nu wel tevreden zijn? En de mensen die het allemaal juist prima vonden? Of diegenen wier grootste frustatie het steeds weer wennen aan de nieuwe interface was? Een informatiespecialist verzuchtte hoe je als bibliotheek nog geloofwaardig kunt zijn als je in minder dan een jaar 3x een nieuwe Ovid advanced search moet promoten terwijl PubMed redelijk hetzelfde blijft” Grappig hoe verschillend mensen tegen iets aan kunnen kijken. Zelf vind ik het veel moeilijker uit te leggen waarom een ogenschijnlijk identiek Pubmed achter de schermen toch de zoekactie anders uitvoert (ATM).
Is het niet het belangrijkste dat de veranderingen die doorgevoerd worden ook verbeteringen zijn en niet te moeilijk op te pakken? Natuurlijk is er een grens aan hoe veel en hoe vaak je een interface verandert. We weten dat er een 2e update van OvidSP version 2 in het verschiet ligt en ik mag hopen dat de 3e ons een optionele OvidSP-TIP brengt. Meer fundamentele veranderingen bijv. voor wat betreft Reference Manager (zoals gesuggereerd door Krafty zijn ook zeer welkom, zeker wat mij betreft.
“Some last minute adjustments are being carried out at present to ensure the absolute excellence of the platform. Unfortunately this means that the release date has been postponed with no new date available yet.”
Thus we have to wait a few days for the much-desired new OvidSP version.
That’s regretful, because my coming days are fully planned with OVID searches and I’m really looking forward to this new flexible platform…. But changes are on their way… And I’m looking forward to them
Ook de trainingssessies zijn tot nader order uitgesteld. Aangeraden wordt om je pas op te geven als OvidSP werkelijk draait.
Ik vind het jammer, want ik keek er echt naar uit. Juist nu, want de komende dagen zijn gevuld met lange OVID searches (voor systematische reviews en een richtlijn). Maar, ja, wat in het vat zit verzuurt niet…
Friday, I finally decided to write to OVID’s customer service, asking them if they could do something about the TIP-box and the way the search box and search history are placed relative to each other.
The same day I got an answer from a very kind Technical Support Engineer writing:
“I am really sorry but we can not remove the Tip box. However the interface is going to change next week, the search history box will be more customizable.”
YES!
Never mind the TIP-box (for the moment).
I’m very happy that OVID does take his users seriously. This means a real step ahead for heavy OVID-users. Thanks!
Transforming the Way You Search with More Flexibility and Customization of OvidSP Workflow Tools
Dear Ovid Customer:
The next release of OvidSP on July 31st is all about flexibility and enabling users to search the way they want to search. In our third weekly email introducing what you and your users will see on July 31st, learn more about new user-configurable customization enhancements to OvidSP’s workflow tools that further deepen the search experience and help users get to the results they need quickly.
Search Aid – Now users can expand or collapse this search refinement featurebased on their preferences for managing the results screen.
Search History– Many users perform complex searches, some involving as many as 60-80 lines of search. Now, the Search History can be placed above or below the main search box, so there’s no need to spend time scrolling up the page to review search strategies. Plus, you can sort all your searches in either ascending or descending order so that the last search statement is always viewable.
Results Manager – To accommodate for a wide variety of user behavior and to minimize scrolling when it comes to managing results, the Results Manager is now located in two places, above and below the results set. You can minimize it in both places to save valuable screen real estate.
Plus, now you can customize the “common” limits—those available on the main search page. These settings will act as defaults for users who are able to login via a personal account.
Like all of the upcoming enhancements and new features, those illustrated above are based on extensive feedback from and interviews with customers and users.
Coming soon to the OvidSP Resource Center will be screenshots, an updated training schedule, Frequently Asked Questions, and more. Be sure to contact your Ovid Account Representative or support@ovid.com with any questions.
Vrijdag besloot ik eindelijk om OVID’s klantenservice te mailen. Of ze niet de tip weg konden halen en iets aan de plaatsing van zoekgeschiedenis en de zoekregel konden doen (ik verwees daarbij naar mijn blog).
Diezelfde dag nog kreeg ik antwoord van een zeer attente mijnheer van de helpdesk (die getuige latere correspondentie ook inhoudelijk het een en ander weet). Hij schreef:
“I am really sorry but we can not remove the Tip box. However the interface is going to change next week, the search history box will be more customizable.”
YES!
Laat de OVIDsp-TIP maar even zitten (voor nu).
Erg goed dat OVID zijn gebruikers serieus neemt. Ze doen tenminste wat met de feedback! De aanpassingen zijn echt een stap vooruit. Bedankt, OVID!
Je kunt naar wens de zoekgeschiedenis boven of onder de zoekbalk plaatsen en de searches in opklimmende of dalende volgorde plaatsen. Deze flexibiliteit lost mijn probleem dus al grotendeels op!
Je kunt de “Search Aid” in- of uitklappen.
De “Results Manager” staat nu zowel boven als onder de zoekresultaten en kunnen ook weer ingeklapt worden. Hierdoor hoef je ook weer minder te scrollen als je iets met de resultaten wilt doen.
Tussen 2 haakjes: De nieuwe OvidSP version 2.0 staat VANDAAG op de planning, niet 31 juli
O.k. I don’t type well, have no ergonomic keyboard, mouse, chair or whatsoever, no software to urge a break, and I’m a little bit stressed these days, but the main reason that my shoulder, arm, elbow and wrist ache when typing (or even at rest) is introduction of OVID-SP.
OVID has changed it’s layout. It looks nice, and some tools are easier to find, but what is really bad for a heavy user and bad typist like me is the new interface.
The search history is below the search bar. The history shows the first search first and the last search last. As I said I’m a heavy user. A systematic search takes at least a few hours, and sometimes even a few days. It is a long road optimizing a search. Now in OVID every time I perform a search I have to scroll down looking for the last search, I have to think which new term I would like to add, which set(s) I want to combine or which set(s) I want to subtract. I scroll up to find the search numbers, I have to remember them: 62 not (46 or 36 or 63 or 66), scroll up again, fill in the search bar………… scroll down to look at the results….. Oh, that’s wrong, no hits….. Should have done (scroll up) 72 not (46 or 36 or 63 or 66). O.k. up again. oh I forgot, scroll down again….. No, that’s too far: I’m in the results section, scroll up, take another look, write it down so I wont’ forget, scroll up again, perform the search, scroll down, etcetera.
So it would have been far better if the search bar was under the last set in the search history (the history can be contracted if preferred, see TIP) or if the last search was shown first (like in PubMed).
In addition “the OVIDSP TIP” is in the way all the time, taking 1/3 of the active window and 1/2 of the print, making the search even look twice as long as it is. Why can’t I just click the TIP away. I have seen this a 1000 times. I know it by now. Please give me a simple pop-up.
Don’t think I hate OVID, I love it. But this is a development that is not very user friendly for the frequent user. I can’t help thinking that developers of databases like OVID, PubMed, Cochrane Library and TRIP just have the inexperienced quick searcher in mind when they try to improve the interface.
Do you experience the new interface the same way?
Scroll, scroll, scroll….. Up and down, up and down
O.k. ik ben geen beste typer, ik heb geen ergonomisch keybord, muis, stoel of weet ik veel wat en geen computerprogramma dat me dwingt te pauzeren en ja ik ben de laatste tijd een beetje gestresst. Maar dat is niet de (enige) reden dat ik nu zo’n last heb van mijn schouder, arm, elleboog en pols, ook in rust. Dat komt namelijk vooral door de introductie van OVID-SP.
Sinds begin dit jaar draait OVID als OVID-SP. Het ziet er prachtig uit, frisse kleurtjes, sommige zaken zijn veel makkelijker te vinden. Maar er is niet heel goed nagedacht over de positie van de zoekregel en de zoekgeschiedenis. En dat is erg vervelend voor een intensieve gebruiker. Als ik voor een systematisch review zoek kan ik wel 1 tot enkele dagen bezig zijn.
Wat is nu het geval? De zoekgeschiedenis zit onder de zoekregel, maar de laatste zoekactie staat helemaal onderaan. Dus telkens als je een zoekactie hebt uitgevoerd, moet je weer naar beneden om te kijken hoe je verder moet. Eerst kijk je of de term iets nieuws oplevert, je gaat zoekacties combineren etcetera. Dan moet je weer naar boven scrollen om elke zoekactie uit te voeren, je vergeet het weer, moet weer naar beneden scrollen, scrollt tever door en komt in de resulaatsectie etcetera.
Als je maar een kleine zoekactie hebt heb je daar niet echt last van maar bij een opbouw van een lastige actie, waarvan de eerste 30-60 regels wel vaststaan, maar de rest niet, moet je echt nodeloos scrollen. Als je dat uren doet heb je echt een lamme arm. En stoppen durf ik ook niet echt, want het is me meermalen overkomen dat ik er dan uitgegooid werd.
Dus het zou beter geweest zijn als de zoekregel onder de laatste zoekactie van de (inklapbare) zoekgeschiedenis zou staan of als de laatste zoekactie het eerst getoond werd (zoals in PubMed).
Daar komt nog eens bij dat de “OVIDSP TIP” hinderlijk in de weg staat: het neemt bijna 1/3 van het beeld en 1/2 van de print in beslag en biedt na tig keer nou niet geweldig schokkende informatie. Waarom kun je het niet gewoon wegklikken?
Begrijp me goed, ik heb niets tegen OVID, integendeel. Het biedt zoveel meer, dat ik het graag gebruik. Maar deze verandering vind ik niet erg gebruikersvriendelijk. Ik heb echt het idee dat mensen die databases als OVID, PubMed, Cochrane Library en TRIP ontwikkelen veel meer aan de beginnende zoeker denken dan aan de ervaren rot in het vak.
This is really what I had hoped for (see 
As I said before, the Tip (that never gave me any useful information) fills 1/3 of the search screen. Because of this, the unnecessary addition of the field “Search Type” and the broad columns, the search history itself comprises less than 1/4th of the screen. Thus it is difficult to keep a good overview over large searches (see for instance the screenshot and the video below )
Afgelopen week, op donderdag 14 augustus, “ging de nieuwe OVID release in de lucht”.
Recent Comments