Google spreadsheet as a wiki.

12 12 2008

google-doc-logoGoogle has developed so many new applications in short time, it is difficult to keep abreast of the latest developments.

One useful application is Google Docs. which is a free, Web-based word processor, spreadsheet, presentation, and form application offered by Google. It allows users to create and edit documents online while collaborating in real-time with other users.

During the Spoetnik Library 2.0 course we used Google Docs to write documents together, which we published on our blogs.

You can also choose to keep documents private. The advantage compared to MS Office is that you can access your docs anywhere from the web. All you need istweet-clin-cases-and-images to log into your Google account.

Ves Dimov of the Clinical Cases and Images – Blog draw my attention to an option in Google Spreadsheets (try-out here) , whereby you can allow people to edit the item as if it were a wiki.

This option was described at the Google Operating System Blog, with unofficial news and tips about Google) as follows:

“Google Spreadsheets added an option in the sharing dialog that allows anyone to view or edit the spreadsheet just by knowing the URL. Until now, you had to send an invitation URL that contained a secret code and the people you invited had to login using a Google account. If you click on the Share tab and enable “Let people edit without signing in*“, your spreadsheet becomes a wiki that can be edited by anyone.”


Not only has Ves described this possibility in a blogpost, he also set up a spreadsheet that lists “The best medical podcasts”.** Anybody can edit the list, see the original spreadsheet here and you are all invited to do so..

According to Ves (and Google) you can easily embed the Medical Podcast spreadsheet by just copying this HTML code in your own website. Alas, blogs appear to be a notable exception (again Grrr!).

Thus, to see how the spreadsheet evolves you have to go to the URL, Ves’s blogpost here or embed the spreadsheet yourselves.

To give you an impression I will show a figure of the (provisional) embedded spreadsheet instead:


* original text: Anyone can edit this document WITHOUT LOGGING IN

** a closer look at the date revealed that the blogpost already stems from May 2008.


nl vlag NL flagGoogle Spreadsheets (try-out hier) is een, gratis, Excel-achtig bestand binnen Google Docs waar je online vanaf elke PC met internetaansluiting aan kunt werken, – zonder gebruik te hoeven maken van usb-sticks of e-mail- (zie Spoetnik-cursus, week 8). Je kunt alleen of samen aan een document werken.

Door Ves Dimov van het Clinical Cases and Images – Blog werd ik geattendeerd op een optie binnen Google Spreadsheets, waardoor mensen niet ingelogd hoeven te zijn om mee te werken aan je spreadsheet. De spreadsheet functioneert dan als een soort wiki.

Deze mogelijkheid werd reeds in mei dit jaar beschreven op het Google Operating System Blog. Wanneer je een Google spreadsheet hebt aangemaakt, kun je in het dialoogvenster aangeven dat je de spreadsheet wilt delen (“share tab“) en dat mensen het kunnen bewerken zonder in te loggen (“Let people edit without signing in*). De URL, (gemarkeerd bij 4 in bovenstaand figuur) kun je naar andere mensen sturen die het vervolgens kunnen bewerken. Belangrijk is om de spreadsheet daarna op te slaan en af te sluiten.

Ves heeft gelijk de daad bij het woord gevoegd en een lijst van beste medische podcasts toegevoegd, die eenieder kan bewerken. De oorspronkelijke spreadsheet vind je door hier te klikken.

Mij lukte het niet om deze spreadsheet te embedden in WordPress. Dus om de lijst van beste medische podcasts “real time” te kunnen zien kun je naar Ves’s blogpost gaan, de URL bekijken en/of deze zelf embedden.